ДПС надсилає бізнесу повідомлення про ризики: як підприємцям реагувати та чи варто хвилюватися

Державна податкова служба України продовжує змінювати підходи до взаємодії з бізнесом. Замість негайного застосування контрольних заходів податкова дедалі частіше використовує превентивні механізми — інформує підприємців про можливі ризики та дає можливість самостійно виправити ситуацію.

Саме про такий підхід ідеться в офіційній новині ДПС: менш ніж за рік служба надіслала платникам понад 40 тисяч інформаційних повідомлень через Електронний кабінет платника. Ознайомитися з першоджерелом можна за посиланням: https://tax.gov.ua/media-tsentr/novini/1017210.html. За інформацією ДПС, механізм почав активно застосовуватися з другого півріччя 2025 року та має на меті запобігати порушенням ще до початку перевірок.

Що змінилося у підході ДПС

Раніше підприємці часто дізнавалися про наявність претензій з боку податкової вже під час перевірок або після отримання офіційних запитів. Нова модель взаємодії передбачає інший сценарій:

• ДПС виявляє потенційний ризик;

• надсилає інформаційне повідомлення;

• платник самостійно аналізує ситуацію;

• за необхідності надає пояснення або виправляє помилки.

Фактично податкова робить акцент на попередженні порушень, а не лише на застосуванні санкцій. Це відповідає сучасній світовій практиці risk-based compliance, коли контролюючий орган працює не лише як наглядовий, а й як сервісний інститут.

Які повідомлення надсилає ДПС

Згідно з офіційною інформацією, повідомлення можуть стосуватися кількох категорій ризиків.

Низькі обороти бізнесу

Одним із критеріїв є низький виторг — менше 20 тисяч гривень. Податкова вважає, що такий рівень доходів може не відповідати реальним витратам на ведення діяльності.

Це не означає автоматичного порушення. Наприклад:

• бізнес може працювати сезонно;

• ФОП може тимчасово призупинити активність;

• підприємець може мати мінімальні операції.

Проте систематично низькі обороти можуть привернути додаткову увагу контролюючих органів.

Співвідношення РРО та працівників

Ще один критерій ризику — ситуація, коли кількість активних РРО або ПРРО перевищує кількість офіційно оформлених працівників.

Податкова виходить із логіки, що декілька касових точок часто потребують відповідної кількості персоналу. Якщо співвідношення виглядає нетиповим, це може свідчити про:

• використання неоформлених працівників;

• помилки в обліку;

• неактуальні дані в реєстрах.

Розрахунки виключно у безготівковій формі

Також ДПС аналізує суб’єктів господарювання, які декларують лише безготівкові операції. У деяких видах діяльності це може виглядати нетипово та потребувати додаткового аналізу. Водночас сам факт безготівкових розрахунків не є порушенням законодавства.

Чи обов’язково відповідати на повідомлення ДПС

Важливий нюанс: податкова прямо зазначає, що такі повідомлення мають інформаційний характер. Відповідь на них не є обов’язковою.

Однак ігнорувати їх повністю не варто.

Якщо підприємець отримав повідомлення, рекомендується:

1. Перевірити інформацію у своєму обліку.

2. Проаналізувати показники діяльності.

3. Переконатися у правильності даних щодо працівників.

4. Звірити обороти та використання РРО.

5. За потреби надати пояснення.

Такий підхід дозволяє мінімізувати ризики подальших запитів або перевірок.

Чому бізнесу варто регулярно перевіряти Електронний кабінет

Оскільки повідомлення надходять через Електронний кабінет платника, його регулярний моніторинг стає важливою частиною податкової безпеки бізнесу. Саме там підприємці можуть оперативно отримувати інформацію від контролюючих органів та вчасно реагувати на потенційні проблеми.

На практиці багато ФОП перевіряють кабінет нерегулярно, через що можуть пропустити важливі повідомлення або строки реагування.

Особливо це актуально для малого бізнесу, де власник одночасно виконує функції директора, менеджера та бухгалтера.

Автоматизація обліку як спосіб знизити податкові ризики

Частина ризиків виникає не через навмисні порушення, а через людський фактор:

• помилки в обліку;

• несвоєчасну подачу звітності;

• неузгодженість даних;

• неправильне ведення РРО.

Саме тому дедалі більше підприємців обирають цифрові рішення для ведення бізнесу. Наприклад, сервіс простий кабінет ФОП замість бухгалтера дозволяє автоматизувати значну частину рутинних процесів, контролювати податкові зобов’язання та своєчасно виконувати вимоги законодавства.

Автоматизація особливо важлива в умовах постійних змін податкових правил та посилення аналітичних інструментів ДПС.

Чи означає повідомлення неминучу перевірку

Ні. Отримання інформаційного повідомлення саме по собі не означає, що підприємство обов’язково буде перевірене.

Скоріше це сигнал:

• звернути увагу на окремі показники;

• перевірити правильність даних;

• усунути потенційні невідповідності.

ДПС прямо зазначає, що новий механізм спрямований саме на запобігання порушенням та допомогу платникам податків. Частина бізнесу вже реагує на повідомлення, надаючи пояснення та уточнюючи інформацію.

Як підприємцю діяти після отримання повідомлення

Крок 1. Не панікувати

Інформаційне повідомлення — це не штраф і не акт перевірки.

Крок 2. Провести внутрішній аудит

Перевірте:

• доходи;

• кадрові документи;

• використання РРО/ПРРО;

• податкову звітність.

Крок 3. За потреби надати пояснення

Якщо є об’єктивні причини нестандартних показників, їх можна пояснити податковій.

Крок 4. Усунути помилки

Якщо виявлено неточності — краще виправити їх самостійно, не чекаючи подальших дій контролюючих органів.

Що означає новий підхід ДПС для майбутнього бізнесу

Збільшення кількості інформаційних повідомлень свідчить про поступовий перехід податкової служби до аналітичної моделі контролю. Податкові органи дедалі активніше використовують цифрові інструменти, аналіз великих масивів даних та автоматичне виявлення ризиків.

Для бізнесу це означає кілька важливих змін:

Зростає роль цифрового обліку

Паперові процеси стають менш ефективними. Бізнесу необхідно забезпечувати актуальність даних та швидкий доступ до інформації.

Посилюється важливість прозорості

Будь-які аномалії у показниках можуть потрапити до систем аналізу ризиків.

Профілактика стає вигіднішою за виправлення наслідків

Своєчасне виявлення та усунення проблем допомагає уникати штрафів і спорів із податковою.

Висновки

Понад 40 тисяч повідомлень від ДПС — це ознака зміни філософії взаємодії держави та бізнесу. Податкова дедалі більше переходить від каральної моделі до превентивної, коли підприємцю дають можливість самостійно оцінити ризики та виправити ситуацію.

Для бізнесу це водночас і можливість, і виклик. З одного боку, з’являється шанс уникнути санкцій. З іншого — зростає потреба у якісному обліку, регулярному моніторингу Електронного кабінету та автоматизації процесів.

Підприємцям варто сприймати такі повідомлення не як загрозу, а як інструмент раннього попередження. Чим швидше бізнес реагує на сигнали ризику, тим менша ймовірність подальших претензій або перевірок.